Medata

Abiks pildistamisel ja piltide jagamisel

Hanna — Wed, 10 Sep 2025 13:02:39 +0000

Pildistamine ja piltide jagamine tekitab sageli omajagu andmekaitsealaseid küsimusi ning just sel põhjusel koostasin selle juhendi. Loodetavasti aitab see andmekaitsenõuetest paremini aru saada ning ebameeldivaid olukordi vältida.

Pildistamine isiklikuks tarbeks

Oma isiklikuks tarbeks võib pildistada ja filmida ilma andmesubjektidelt nõusolekut küsimata. Piltide avalikustamiseks on aga siiski vaja nõusolekut* küsida ja arvestada, et nõusolekut võib igal ajal tagasi võtta.

Mida tähele panna

Pilte tohib avalikustada (nt sotsiaalmeedias või suhtlusplatvormidel) ainult piltidel olevate isikute nõusolekul.

* Nõusoleku küsimise kohta loe lähemalt Andmekaitse Inspektsiooni veebilehelt.

Pildistamine avalikul üritusel

Pildistada ja filmida võib ilma andmesubjektidelt nõusolekut küsimata, kuid tuleb tagada, et inimestel oleks võimalik kaardisse jäämist vältida. Olenevalt olukorrast võid lihtsalt kõva häälega öelda, et hakkan nüüd pildistama või võid riputada hästi nähtavasse kohta sildi, kuhu kirjutada, kes oled, miks pildistad ja mida piltidega teha plaanid.

Mida tähele panna

Teavita* inimesi pildistamisest (nt kes sa oled, miks pildistad ja mida plaanid piltidega teha).
Veendu, et inimene saaks pildile jäämist vältida.
Ole pildistades ja pilte jagades lugupidav.

* Teavitamiskohustus ei kehti avalike ürituste puhul, mille avalikustamise eesmärgil jäädvustamist võib mõistlikult eeldada (nt laulupidu).

Pildistamine kutsetega/ registreerumisega üritusel

Kinnistel üritustel võib pildistada ja pilte jagada, tuginedes erinevatele õiguslikele alustele. Tavapäraselt on sobivaks aluseks nõusolek. Nõusoleku küsimisel järgi, et nõusolek oleks antud vabatahtlikult ja nõusolekut võib alati tagasi võtta.

Teatud juhtudel võib alus tulla ka lepingust. Näiteks, kui üritusel osalejad on modellid ja tegu on üritusega, kus tehakse reklaampilte. Sellisel juhul peab pildistamine ja piltide avalikustamine modellidega sõlmitud lepingus reguleeritud olema.

Mõningatel juhtudel võib pildistamine toimuda ka organisatsiooni õigustatud huvi alusel. Näiteks organisatsiooni tegevuse tutvustamiseks korraldatud üritustel pildistamine, kuid sellisel juhul tuleb eelnevalt hinnata, kas organisatsiooni huvi kaalub antud olukorras üles piltidele jäävate isikute huvid ja õigused. Õigustatud huvi hindamise kohta, loe lähemalt Andmekaitse Inspektsiooni juhendist.

Sõltumata õiguslikust alusest, tuleks pildistamisest teavitada. Seda saad teha kutsel, registreerimisvormis või osalejatele saadetavas infokirjas.

Mida tähele panna

Hinda olukorda ja vali sobivaim õiguslik alus.
Nõusoleku puhul saad osalejatelt nõusolekut küsida registreerimisvormis, kuid pane tähele, et nõusolek ei tohi olla vaikimisi antud ega takistada registreerimist.
Nõusolekut võib tagasi võtta ja sellisel juhul tuleb pilte vajadusel eemaldada või tagada muul viisil, et nõusoleku tagasi võtnud isikut ei oleks võimalik piltidel tuvastada.
Kui aluseks on leping, peavad pildistamine ja piltide avalikustamise tingimused seal kirjas olema.
Kui aluseks on õigustatud huvi, siis tuleb huvi enne pildistamist hinnata.
Teavita pildistamisest.
Ole pildistades ja pilte jagades lugupidav.

Milline teenusepakkuja valida piltide jagamiseks?

Väldi isiklike kontode kasutamist (näiteks isiklik Google Drive). Kui teed pilte asutuse üritusel, siis kasuta jagamiseks asutuses töövahendiks olevat keskkonda (nt Google Workspace või OneDrive). Kui pakud teenust, siis ära vali platvormi vaid hinna järgi. Kindlasti tasub uurida, kus platvormile laetavaid pilte hoitakse (eelistatult Euroopa Liidu või Euroopa Majanduspiirkonna riikides). Hea märk usaldusväärse platvormi valimisel on lihtsasti leitavad ning arusaadavad kasutus- ja andmekaitsetingimused.

Töötajate piltide avalikustamine veebilehel

Töötajate, praktikantide, vabatahtlike või oma organisatsiooni liikmete pilte tohib organisatsiooni veebilehel avalikustada vaid nõusoleku alusel.

Kui soovid saada kasulikke näpunäiteid andmekaitsenõuete rakendamiseks, siis liitu Medata uudiskirja saajatega.

The post Abiks pildistamisel ja piltide jagamisel appeared first on Medata.

Sinu e-pood ja andmekaitse

Hanna — Thu, 30 Jan 2025 13:51:38 +0000

medata.ee avalehele

Soovid sel aastal konkurentidest ja AI abil loodud libapoodisest eristuda? Vii oma e-pood andmekaitse nõuetega vastavusse ja näita klientidele, et hoolid nende isikuandmetest ning oled loonud turvalise ostukoha.

Kes andmekaitse teemadega tegelema peavad?

Sageli arvatakse ekslikult, et andmekaitse on teema, mis puudutab vaid suuri ettevõtteid, kuid tegelikult kehtivad seadustest tulenevad nõuded kõikidele ettevõtetele sõltumata nende suurusest või tegevusvaldkonnast. Andmekaitse nõuete rakendamise eest vastutab ettevõtte juht(-kond). Kui ettevõttes ei ole eraldi inimest, kes andmekaitsega tegeleks, tasub kaaluda selle teenuse sisseostmist.

Miks on andmekaitse oluline ja mida silmas pidada?

Viies oma e-poe vastavusse andmekaitse nõuetega võid eristuda konkurentidest ja jõuda rohkemate klientideni. Mõeldes läbi, kuidas sa oma e-poes isikuandmeid kasutad ja milliseid turvameetmeid rakendad, saad oma e-poodi kaitsta laiemalt küberturbe riskide eest – lunavaranõuded, andmelekked, aga ka ettevõtte sotsiaalmeedia kontode kaaperdamine jne.

Mida peab tegema, et e-pood vastaks nõuetele?

Esmalt tuleb mõelda läbi, milliseid isikuandmeid ja miks sinu e-poe kaudu kogutakse.
Teave isikuandmete kasutamise kohta tuleb kirja panna töötlemistoimingute registrisse. Tegu on kohustusliku ülevaatega, mis peab olemas olema igal organisatsioonil. Töötlemistoimingute register on ka oluline töövahend klientide andmepäringutele vastamiseks ja rikkumistega tegelemiseks.
Töötlemistoimingute registrisse koondatud info põhjal, saab koostada teavitustekstid (sealhulgas avalikult kättesaadava privaatsuspoliitika), et sinu e-poe kliendid saaksid teada, milleks nende isikuandmeid kasutatakse. E-poe külastajate sisuline, hästi läbi mõeldud ja inimkeelne informeerimine loob usaldust ja aitab eristuda libapoodidest.
Ole teadlik võimalikest ohtudest ja maanda kriitilisi riske, et sinu klientide andmed ja sinu e-poe maine oleksid hoitud.

Kust leiad infot?

Andmekaitse teemal on sulle abiks Andmekaitse Inspektsiooni koostatud “Isikuandmete töötleja üldjuhend“. Soovitan vaadata ka Veebikooli õpiampse “E-pood ja andmekaitse”.

Soovitan kuulata ka Andekaitse Inspektsiooni podcasti „Andmehääling“, kus eelmise aasta lõpupoole oli teemaks just nimelt e-poodlemine ja sellega seotud kitsaskohad.

Kui sa ei tea, kust kogu selle andmekaitse teemaga alustada, siis võta minuga ühendust aadressil hanna@medata.ee.

Kui soovid saada kasulikke näpunäiteid andmekaitsenõuete rakendamiseks, siis liitu Medata uudiskirja saajatega.

The post Sinu e-pood ja andmekaitse appeared first on Medata.

Andmekaitsest iluteenuste pakkujale

Hanna — Sat, 14 Dec 2024 11:36:04 +0000

medata.ee avalehele

Mil määral puudutavad andmekaitsenõuded iluteenuste pakkujaid?

Sageli arvatakse ekslikult, et andmekaitse on teema, mis puudutab vaid suuri ettevõtteid, kuid tegelikult kehtivad seadustest tulenevad nõuded ka kõikidel ettevõtjatest juuksuritele, küünetehnikutele, massööridele ja teistele iluteenuste pakkujatele, kes puutuvad kokku isikuandmetega.

Miks on andmekaitse oluline ja mida silmas pidada?

Sõltuvalt ettevõtte andmetöötlusest võib andmekaitse nõuete täitmine olla väga keeruline, kuid väikeste ettevõtete puhul tuleb enamasti silmas pidada ja läbi mõelda vaid mõned peamised teemad. Viies oma ettevõtte tegevus vastavusse andmekaitse nõuetega võid jõuda rohkemate klientideni. Mõeldes läbi, kuidas sa oma ettevõttes isikuandmeid kasutad ja milliseid turvameetmeid kasutad, saad oma ettevõtet kaitsta laiemalt küberturbe riskide eest – lunavaranõuded, andmelekked, sotsiaalmeedia kontode kaaperdamine jne.

Andmekaitse to-do list ehk mida pead tegema.

Mõtle läbi ja pane kirja, milliseid isikuandmeid ja miks on sul vaja kasutada?
Vaata üle kas sinu Facebooki või kodulehel on olemas sinu klientide jaoks lihtsasti arusaadavad andmekaitsetingimused. Kui ei siis koosta need.
Vaata üle, milliseid küpsiseid sa oma veebilehel kasutad ning kas pead nende kasutamiseks küsima külastaja nõusolekut.
Vaata üle, milliseid isikuandmeid kogud broneerimissüsteemi kaudu. Ära kogu andmeid, mida sa tegelikult ei vaja!
Mõtle läbi, kes pääsevad sinu ettevõtte kodulehele, sotsiaalmeedia lehtedele ja klientide andmetele ligi.
Uuenda regulaarselt paroole, et kaitsta nii oma ettevõtte klientide andmeid kui ka oma kommunikatsioonikanaleid ja sellega oma ettevõtte mainet.

Kust leian infot?

Andmekaitse teemal on sulle abiks Andmekaitse Inspektsiooni koostatud “Isikuandmete töötleja üldjuhend“. Soovitan vaadata ka Veebikooli õpiampse “Andmekaitse ABC” ning “Veebileht ja andmekaitse“. Kui sa ei tea, kust alustada, siis küsi nõu andmekaitse spetsialistilt või -eksperdilt.

Mida tähendab spetsialisti kaasamine ja kuidas oleks seda mõistlik teha?

Selleks, et andmekaitse vallas paremini orienteeruda, on mõislik kaasata andmekaitse spetsialisti, kes aitab sinu ettevõtte jaoks olulised teemad konsultatsiooni käigus läbi mõelda. Seejärel saad valida, milliseid töid, millises järjekorras soovid ette võtta ja mida saad ise teha ning millega vajad veel täiendavalt abi.

Hanna Kriiska
Andmekaitseekspert

Kui soovid saada kasulikke näpunäiteid andmekaitsenõuete rakendamiseks, siis liitu Medata uudiskirja saajatega.

The post Andmekaitsest iluteenuste pakkujale appeared first on Medata.

Andmekaitsetingimused ja privaatsuspoliitika

Hanna — Tue, 24 Sep 2024 08:35:44 +0000

medata.ee avalehele

Erinevaid veebilehti külastades hakkavad seal silma viited andmekaitsetingimustele, privaatsuspoliitikatele ja privaatsustingimustele. Ükskõik kuidas neid ka ei nimetataks, siis tegu on sisulisel sama asjaga.

Mis need on?

Andmekaitsetingimused on ülevaade sellest, kuidas sinu organisatsioonis isikuandmeid kasutatakse. See ülevaade on mõeldud andmesubjektidele ehk neile, kelle andmeid konkreetses organisatsioonis töödeldakse. Tegu ei tohi olla keerulise juriidilise tekstiga. Andmekaitse ülemäärase (GDPR) kohaselt, peavad andmekaitsetingimused olema kokkuvõtlikud, selged, arusaadavad ja neid koostades, peab kasutama selget ja lihtsat keelt. Seega on tegu eeskätt ülevaatliku kommunikatsioonitekstiga.

Miks on neid vaja?

Andmesubjekt ehk inimene, kelle andmeid sinu organisatsioonis töödeldakse, peab saama aru, mida tema andmetega tehakse ja miks. Selleks, et see info oleks lihtsasti kättesaadav, koostataksegi andmekaitsetingimused ja pannakse need organisatsiooni avalikesse kanalitesse ülesse.

Organisatsiooni jaoks on tegu seadusest tuleneva kohtustega. Lisaks aitavad lühidalt ja selgelt koostatud andmekaitsetingimused ja läbimõeldud privaatsusteavitused konkurentidest eristuda. E-poodide puhul tegutseb turul ka üha rohkem ettevõtteid, kelle eesmärgiks ei ole toodete ja teenuste pakkumine kliendile vaid andmete ost ning müük. Parim viis anda oma kliendile teada, et tegeled päriselt talle vajalike toodete ja teenuste pakkumisega, on selgitada seda andmekaitsetingimustes. Samuti aitavad hästi koostatud ja selged andmekaitsetingimused tekitada usaldust, mis on kasvava küberkuritegevuse ajastul üha olulisem.

Kuidas neid koostada?

Andmekaitsetingimused koosnevad laias laastus kolmest osast – andmeid töötleva organisatsiooni info, andmesubjekti õiguste ülevaade ja sinu organisatsiooni tegevusest lähtuv info, mis puudutab seda, kuidas sinu organisatsioonis isikuandmeid kasutatakse.

Kust saan abi?

Veebikooli õpiampsud. Olen loonud kolm lühikest videot, mis on sulle andmekaitsetingimuste koostamisel abiks.
Andmekaitse Inspektsiooni juhend.
Vajadusel võta ühendust andmekaitseeksperdiga ja küsi nõu.

Hanna Kriiska
Andmekaitseekspert

Kui soovid saada kasulikke näpunäiteid andmekaitsenõuete rakendamiseks, siis liitu Medata uudiskirja saajatega.

The post Andmekaitsetingimused ja privaatsuspoliitika appeared first on Medata.

Personal Data Protection in Dental Clinics

Hanna — Sun, 25 Jun 2023 12:31:51 +0000

No dental clinic can operate without processing personal data. Personal data of patients and employees is processed on a daily basis. Dental clinics also use a large amount of data related to their patients health, which according to the General Data Protection Regulation (GDPR) is a special category of personal data. Processing special categories of personal data means that stricter rules and stronger security measures must be applied.

Data protection to-do list for dental clinics.

In order for dental clinics to meet data protection requirements

An audit must be conducted to create an overview of the data processing that takes place in the company. During the audit, possible risks are defined, and proposals are made for mitigating the risks.
An overview of the processing activities must be put together. All processors of personal data have a duty to record all data processing activities where personal data is processed.
Privacy policy must be drawn up and published. A publicly available policy helps patients, as well as employees and website visitors, understand what data is collect and why. The obligation to make such information available comes from the law and shows that you respect the privacy of your patients and employees.
A register of breaches must be created. All personal data breaches must be recorded in a register. Depending on the nature of the breach, the local supervisory authority, and the people whose privacy was compromised must be notified of the breach.

When to get a data protection specialist?

A data protection specialist advises the company on data protection issues. I recommend involving a specialist as soon as possible. Data protection requirements apply to all dental clinics, regardless of their client base, number of employees or financial turnover. It is worth asking advice from a data protection specialist if you need a better understanding of the general principles of data protection or if you need an initial risk assessment.

A separate topic is the obligation to appoint a data protection specialist in the Estonian Business Register. The Estonian Data Protection Inspectorate recommends that all dental clinics with more than 5,000 patients should appoint a data protection specialist in the Business Register, but the requirements for personal data protection apply to all dental clinics, regardless of the number of patients. Therefore, if you have not paid attention to data protection and if you do not feel particularly enthusiastic about this topic, I recommend consulting a specialist as soon as possible.

Data protection specialist – as a service or hired in-house specialist?

The data protection specialist works closely with the company’s executive management, but to avoid a conflict of interest, they should not be part of the management themselves. A data protection specialist can be an employee, or you can just purchase data protection as a service from another company.

When hiring a data protection specialist, it should be considered that it takes a highly qualified employee whose salary request may be quite high.

When appointing an employee as a data protection specialist, it must be considered that ensuring compliance with data protection requirements can be very time-consuming, and the employee needs extensive training beforehand.

When purchasing data protection as a service, you must be honest with the service provider. To protect personal data and avoid violations and fines, real compliance with the principles of data protection is needed. It is not enough to just get some papers in order and hope for the best.

Medata helps you to create an overview of personal data processing in your organization and manage related risks.

If you feel that you need additional advice on personal data protection, please contact info@medata.ee.

Hanna Kriiska
Data protection expert

The post Personal Data Protection in Dental Clinics appeared first on Medata.

Andmekaitse hambakliinikutes

Hanna — Thu, 15 Jun 2023 13:39:25 +0000

Tagasi medata.ee avalehele

Ükski hambaravikliinik ei saa tegutseda ilma isikuandmeid töötlemata. Igapäevaselt töödeldakse nii patsientide kui ka töötajate andmeid. Hambaravikliinikud kasutavad muuhulgas ka suures mahus inimeste tervisega seotud andmeid, mida nimetatakse isikuandmete kaitse üldmääruse kohaselt eriliiki isikuandmeteks ja mille töötlemisel tuleb pöörata erilist tähelepanu turvameetmetele.

Hambakliiniku andmekaitse to-do list.

Selleks, et hambakliiniku tegevus vastaks andmekaitse nõuetele, tuleb

Viia läbi audit, et luua ülevaade ettevõttes toimuvast andmetöötlusest ja selgitada välja võimalikud ohukohad.
Koostada töötlemistoimingute ülevaade. Kõikidel isikuandmete töötlejatel, sealhulgas hambakliinikutel on kohustus registreerida kõik toimingud, mille käigus isikuandmeid töödeldakse.
Koostada ja avalikustada andmekaitsetingimused / privaatsuspoliitika. Avalikult kättesaadavad tingimused aitavad patsientidel, aga ka töötajatel ja kodulehe külastajatel mõista, milliseid andmeid te nende kohta kogute ja miks. Sellise teabe kättesaadavaks tegemise kohustus tuleb seadusest ja näitab, et peate oma inimestest lugu.
Koostada rikkumiste register. Kõik isikuandmetega seotud rikkumised tuleb kanda rikkumiste registrisse. Sõltuvalt rikkumise iseloomust, tuleb rikkumisest 72 tunni jooksul teavitada ka Andmekaitse Inspektsiooni.

Millal tuleb kaasata andmekaitsespetsialisti?

Andmekaitsespetsialist nõustab ettevõtet andmekaitse teemadel. Soovitan spetsialisti kaasata koheselt, kui ettevõtte juhtidel tekib arusaam, et teemaga ei soovita ise tegeleda. Andmekaitse nõuded kehtivad kõikidele hambaravikliinikutele, sõltumata nende kliendibaasist, töötajate arvust või käibest. Andmekaitse spetsialistilt tasub küsida nõu kasvõi üldiste põhimõtete paremaks mõistmiseks või esmaseks riskide hindamiseks.

Eraldi teema on andmekaitse spetsialisti määramise kohustus äriregistris. Andmekaitse Inspektsiooni range soovitus on, et andmekaitsespetsialisti peavad äriregistris määrama kõik hambakliinikud, kus on rohkem kui 5000 patsienti, kuid isikuandmete kaitse nõuded kehtivad kõikidele hambakliinikutele, sõltumata patsientide arvust. Seega, kui te ei ole varasemalt andmekaitsele tähelepanu pööranud ega tunne selle teema vastu erilist entusiasmi, siis soovitan esimesel võimalusel spetsialistiga nõu pidada.

Andmekaitsespetsialist – osta sisse või palgata?

Andmekaitsespetsialist teeb tihedat koostöö ettevõtte tegevjuhtkonnaga, kuid huvide konflikti vältimiseks, ei tohiks ta ise juhtkonda kuuluda. Andmekaitsespetsialist võib olla koosseisuline töötaja, kuid seda teenust võib osta ka sisse teiselt ettevõttelt.

Andmekaitsespetsialisti palkamisele tuleks arvestada, et tegu on kõrge kvalifikatsiooniga töötajaga, kelle palgasoov võib olla vastav.

Olemasoleva töötaja nimetamisel andmekaitsespetsialistiks tuleb arvestada, et andmekaitsenõuetele vastavuse tagamine võib olla väga ajamahukas ning töötaja vajab selleks eelnevalt põhjalikku koolitust.

Andmekaitsespetsialistiteenuse sisse ostmisel, tuleb olla teenusepakkujaga aus. Isikuandmete kaitsmiseks ja rikkumiste ning trahvide vältimiseks on oluline sisuline andmekaitsepõhimõtete järgimine, mitte näiline korrektsus.

Kui tunned, et vajad täiendavat nõu, siis võta ühendust aadressil info@medata.ee.

Hanna Kriiska
Andmekaitseekspert

Kui soovid saada kasulikke näpunäiteid andmekaitsenõuete rakendamiseks, siis liitu Medata uudiskirja saajatega.

The post Andmekaitse hambakliinikutes appeared first on Medata.

Data protection – what, how and why?

Hanna — Sun, 28 May 2023 12:00:06 +0000

Data protection is often seen as a list of activities or a to-do list that you have to go through just once, but that’s not it.

What is data protection?

In fact, when it comes to data protection, we are talking about the application of data protection requirements in the processing of personal data. Personal data is processed in various work processes in both large and small organizations on a daily basis, which means that the focus of data protection activities must be aimed at improving these daily work processes and business regulations inside organizations.

What must be done?

First, an audit must be conducted in order to get an overview of the situation related to personal data processing inside the organization and to create an overview of all the work processes of the organization during which personal data is processed. Information about the processing of personal data should be stored in the register of processing activities. It is a mandatory document that every organization must have and that data protection authorities can demand from the organization in the event of a violation. An up-to-date register of processing activities is also an important tool for responding to requests from data subjects and dealing with breaches. Based on the information gathered in the register of processing activities, notification texts (including publicly available data protection conditions or privacy policies) can be prepared for data subjects, so that, for example, service recipients, e-store customers or website visitors can find out what their personal data is used for. It is very important that the risks related to the processing of personal data are mapped during the initial audit. Every organization has its own risks and the management and mitigation of these risks is an integral part of the organization’s management. It is not always possible or reasonable to eliminate or even mitigate all risks, but the leadership of the organization must always be aware of them.

How will organizations benefit from this?

In short, it can be said that improving work processes related to personal data and mitigating risks help increase the efficiency of the organization, increase credibility in the eyes of customers and partners, and ensure security.

Effectiveness. Efficiency can be a matter of life and death for a company and provide a significant competitive advantage at a crucial moment. Data protection requirements serve as a supporting framework. During the implementation of data protection requirements, work processes can be mapped and improved, thereby making the organization’s work more efficient.

Security. Although data-driven is not a word we always associate with small or medium-size businesses, no dental clinic or personal trainer can operate without processing information about their customers. In order to provide a high-quality service, customers’ personal data must be carefully selected, well-kept and always up-to-date. Violation of data protection requirements can lead to a decrease in the customer base, not to mention substantial fines. Negligence can also lead to cyber-attacks in which an organization can lose its entire customer base.

Reliability. First impressions are important, and today more and more customers are paying attention to how one or another organization processes their data. Thoughtful, relevant and understandable information about data processing creates trust in both customers and business partners.

Medata helps you to create an overview of personal data processing in your organization and manage related risks.

Hanna Kriiska
Data protection expert
hanna@medata.ee

The post Data protection – what, how and why? appeared first on Medata.

Andmekaitse – mis, kuidas ja miks?

Hanna — Sun, 07 May 2023 13:06:30 +0000

medata.ee avalehele

Sageli nähakse andmekaitset kui tegevuste loetelu või to-do listi, mis tuleb üks kord ära teha ja kui privaatsuspoliitika on kodulehel üleval ning andmekaitsespetsialist äriregistrisse kirja saanud, siis on andmekaitse justkui tehtud.

Mis on andmekaitse?

Tegelikult räägime me andmekaitse puhul andmekaitsenõuete rakendamisest isikuandmete töötlemisel. Isikuandmeid töödeldakse nii suurte kui ka väikeste organisatsioonide erinevates tööprotsessides igapäevaselt, mis tähendab, et andmekaitse tegevuste fookus peab olema suunatud nende igapäevaste tööprotsesside ja organisatsiooni ärireeglite täiendamisele.

Mida peab tegema?

Esmalt tuleb läbi viia audit, et saada ülevaade isikuandmete töötlemisega seotud olukorrast organisatsioonis ja luua ülevaade kõikidest organisatsiooni tööprotsessidest, mille käigus isikuandmeid töödeldakse. Teave isikuandmete töötlemise kohta tuleks talletada töötlemistoimingute registris. Tegu on kohustusliku ülevaatega, mis peab olemas olema igal organisatsioonil ja mida võib Andmekaitse Inspektsioon rikkumise korral organisatsioonilt välja nõuda. Ajakohane töötlemistoimingute register on ka oluline töövahend andmesubjektide päringutele vastamiseks ja rikkumistega tegelemiseks. Töötlemistoimingute registrisse koondatud info põhjal, saab koostada teavitustekstid (sealhulgas avalikult kättesaadavad andmekaitsetingimused või privaatsuspoliitika) andmesubjektidele, et näiteks teenusesaajad, e-poe kliendid või kodulehe külastajad saaksid teada, milleks nende isikuandmeid kasutatakse. Väga oluline on, et esmase auditi käigus saaksid kaardistatud isikuandmete töötlemisega seotud riskid. Igal organisatsioonil on omad riskid, mille haldamine ja maandamine on organisatsiooni juhtimise lahutamatu osa. Kõiki riske ei ole alati võimalik või mõistlik kõrvaldada või isegi maandada, kuid organisatsiooni juht peab neist alati teadlik olema.

Mis kasu ettevõte sellest saab?

Lühidalt võib öelda, et isikuandmetega seotud tööprotsesside parendamine ja riskide maandamine aitavad tõsta organisatsiooni efektiivsust, kasvatada usaldusväärsust klientide ja koostööpartnerite silmis ja tagada turvalisust.

Efektiivsus. Efektiivsus võib olla ettevõtte jaoks elu ja surma küsimus ning anda otsustaval hetkel olulise konkurentsieelise. Andmekaitse nõuded on kui toetav raamistik. Andmekaitse nõuete rakendamise käigus saab tööprotsesse kaardistada ja parendada ning seeläbi organisatsiooni tööd tõhusamaks muuta.

Turvalisus. Kuigi andmepõhisus ei ole sõna, mida me alati väikeste või keskmiste organisatsioonidega seostame, siis ei saa ükski hambakliinik, perearstikeskus või personaaltreener töötada ilma, et ta omaks ja töötleks infot oma klientide kohta. Selleks, et pakkuda kvaliteetset teenust peavad klientide isikuandmed olema hoolikalt valitud, hästi hoitud ja alati ajakohased. Andmekaitse nõuete rikkumine võib viia kliendibaasi kahanemiseni. Samuti võib hooletus viia küberrünnakuteni, mille käigus võib organisatsioon kaotada kogu oma kliendibaasi.

Usaldusväärsus. Esmamulje on oluline ja üha enam kliente pöörab tähelepanu sellele, kuidas üks või teine organisatsioon tema andmeid töötleb. Läbi mõeldud, asjakohane ja arusaadav teave andmete töötlemise kohta tekitab usaldust nii klientides kui ka koostööpartnerites.

Medata aitab sul luua ülevaadet isikuandmte töötlemisest oma organisatsioonis ning hallata seotud riske. Tutvu pakutavate teenustega.

Hanna Kriiska
Andmekaitseekspert

Kui soovid saada kasulikke näpunäiteid andmekaitsenõuete rakendamiseks, siis liitu Medata uudiskirja saajatega.

The post Andmekaitse – mis, kuidas ja miks? appeared first on Medata.