Sageli nähakse andmekaitset kui tegevuste loetelu või to-do listi, mis tuleb üks kord ära teha ja kui privaatsuspoliitika on kodulehel üleval ning andmekaitsespetsialist äriregistrisse kirja saanud, siis on andmekaitse justkui tehtud.
Mis on andmekaitse?
Tegelikult räägime me andmekaitse puhul andmekaitsenõuete rakendamisest isikuandmete töötlemisel. Isikuandmeid töödeldakse nii suurte kui ka väikeste organisatsioonide erinevates tööprotsessides igapäevaselt, mis tähendab, et andmekaitse tegevuste fookus peab olema suunatud nende igapäevaste tööprotsesside ja organisatsiooni ärireeglite täiendamisele.
Mida peab tegema?
Esmalt tuleb läbi viia audit, et saada ülevaade isikuandmete töötlemisega seotud olukorrast organisatsioonis ja luua ülevaade kõikidest organisatsiooni tööprotsessidest, mille käigus isikuandmeid töödeldakse. Teave isikuandmete töötlemise kohta tuleks talletada töötlemistoimingute registris. Tegu on kohustusliku ülevaatega, mis peab olemas olema igal organisatsioonil ja mida võib Andmekaitse Inspektsioon rikkumise korral organisatsioonilt välja nõuda. Ajakohane töötlemistoimingute register on ka oluline töövahend andmesubjektide päringutele vastamiseks ja rikkumistega tegelemiseks. Töötlemistoimingute registrisse koondatud info põhjal, saab koostada teavitustekstid (sealhulgas avalikult kättesaadavad andmekaitsetingimused või privaatsuspoliitika) andmesubjektidele, et näiteks teenusesaajad, e-poe kliendid või kodulehe külastajad saaksid teada, milleks nende isikuandmeid kasutatakse. Väga oluline on, et esmase auditi käigus saaksid kaardistatud isikuandmete töötlemisega seotud riskid. Igal organisatsioonil on omad riskid, mille haldamine ja maandamine on organisatsiooni juhtimise lahutamatu osa. Kõiki riske ei ole alati võimalik või mõistlik kõrvaldada või isegi maandada, kuid organisatsiooni juht peab neist alati teadlik olema.
Mis kasu ettevõte sellest saab?
Lühidalt võib öelda, et isikuandmetega seotud tööprotsesside parendamine ja riskide maandamine aitavad tõsta organisatsiooni efektiivsust, kasvatada usaldusväärsust klientide ja koostööpartnerite silmis ja tagada turvalisust.
Efektiivsus. Efektiivsus võib olla ettevõtte jaoks elu ja surma küsimus ning anda otsustaval hetkel olulise konkurentsieelise. Andmekaitse nõuded on kui toetav raamistik. Andmekaitse nõuete rakendamise käigus saab tööprotsesse kaardistada ja parendada ning seeläbi organisatsiooni tööd tõhusamaks muuta.
Turvalisus. Kuigi andmepõhisus ei ole sõna, mida me alati väikeste või keskmiste organisatsioonidega seostame, siis ei saa ükski hambakliinik, perearstikeskus või personaaltreener töötada ilma, et ta omaks ja töötleks infot oma klientide kohta. Selleks, et pakkuda kvaliteetset teenust peavad klientide isikuandmed olema hoolikalt valitud, hästi hoitud ja alati ajakohased. Andmekaitse nõuete rikkumine võib viia kliendibaasi kahanemiseni. Samuti võib hooletus viia küberrünnakuteni, mille käigus võib organisatsioon kaotada kogu oma kliendibaasi.
Usaldusväärsus. Esmamulje on oluline ja üha enam kliente pöörab tähelepanu sellele, kuidas üks või teine organisatsioon tema andmeid töötleb. Läbi mõeldud, asjakohane ja arusaadav teave andmete töötlemise kohta tekitab usaldust nii klientides kui ka koostööpartnerites.
Medata aitab sul luua ülevaadet isikuandmte töötlemisest oma organisatsioonis ning hallata seotud riske. Tutvu pakutavate teenustega.
Hanna Kriiska
Andmekaitseekspert
Kui soovid saada kasulikke näpunäiteid andmekaitsenõuete rakendamiseks, siis liitu Medata uudiskirja saajatega.